Entreprise
Nous mettons en oeuvre un projet d’appui au secteur de la formation professionnelle.
Poste
L’assistant(e) de gestion recherché(e) intervient au sein d’un projet.
Il(elle) est responsable de tous les aspects logistiques, du bon fonctionnement du bureau dans lequel il(elle) est affecté(e) et a pour mission d’assister l’équipe projet (4 experts), dont le responsable dans la réalisation de ses tâches administratives au quotidien.
Sous l’autorité du responsable du projet, ses tâches comprennent, sans s’y limiter :
- Organisation des aspects logistiques et administratifs du projet ;
- Assistance dans les tâches de suivi administratif des activités de l’équipe (appui à l’organisation de réunions, élaboration et diffusion des comptes rendus, établissement et mise à jour systématique du planning et des agendas de l’équipe, suivi des véhicules du projet, etc.) ;
- Assistance dans les tâches de gestion du projet auprès du responsable (suivi du circuit d’approbation des dossiers, feuilles de temps, termes de référence d’expertise, rapports, etc.) ;
- Assistance à la préparation et à la diffusion aux parties concernées des documents produits par l’équipe : rapports d’activités, supports de visibilité, comptes rendus et PV de réunions ;
- Assistance dans la gestion des dépenses du projet : suivi et analyses budgétaires, dépenses et accessoires, procédures d’exonérations, suivi et archivage des justificatifs, états de rapprochement bancaires, etc…
- Classement et archivage de l’ensemble des documents sur supports papier et électronique selon les directives et procédures ;
- Gestion des fournitures et des stocks.
Ces missions doivent être réalisées dans des délais impartis afin d’assurer le bon fonctionnement du projet.
Profil
Profil :
- Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 minimum (BTS, …) en gestion administrative, secrétariat, bureautique ou équivalent ;
- Maîtrise du français et de l’arabe sont requis (lu, parlé, écrit) ;
- La maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, …) et des outils de communication (Internet, messagerie, …) est exigée ;
- Bonne capacité d’adaptation et de travail en groupe avec une équipe multiculturelle ;
- Bonne aptitude à la communication orale et écrite, notamment pour rédiger des comptes rendus et des correspondances ;
- Bonne aptitude à planifier, à organiser et à respecter les délais impartis ;
- Bonne capacité d’analyse et aptitude à travailler d’une manière autonome pour trouver des solutions aux difficultés rencontrées.
Expérience :
- Au moins 1 expérience similaire, de 3 années minimum, en tant qu’assistant(e) / office manager dans le cadre d’un projet.
Les caractéristiques du poste :
- Durée : 36 mois
- Lieu : Rabat
Si intérêt, envoyer CV et message de motivation à philippe.marquand-int@egis.fr