Entreprise
Art’Com Sup est l’école de Design référence au Maroc depuis 1988. Nous proposons des formations d’excellence en Architecture d’intérieur et en Design graphique.
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Poste
Titre du poste : Assistante de direction / responsable Accueil
Reporte à Directeur Général
Mission
Le préposé à l’accueil et aux renseignements accueille, informe et oriente les visiteurs, ou recueille leurs commentaires ou leurs plaintes.
Elle assiste la chargée de communication dans la réalisation de ses projets.
Elle représente la vitrine de l’école, il est donc très important qu’elle donne une image positive et dynamique de l’établissement.
Volet 1 : Accueil
- Accueillir les visiteurs avec le sourire
- Assurer le silence complet au sein de l’administration pour tout le personnel pour améliorer les conditions de travail
- S’assurer que les visiteurs se dirigent vers l’établissement souhaité, filtrer les visiteurs (étudiants, enseignants, personnes extérieures) et les orienter vers les bonnes personnes au bon moment
- Répondre aux demandes de renseignements des visiteurs concernant l’école, ses filières, ses tarifs, les évènements organisés. Au besoin, effectuer des recherches pour pouvoir répondre aux demandes de renseignements
- Lorsque le préposé n’est pas en mesure de donner le renseignement demandé, mettre le visiteur en contact avec un employé en mesure de répondre à la demande
- Enregistrer les commentaires et suggestions émis par les visiteurs ou leur remettre une fiche de commentaires
- Enregistrer les plaintes des visiteurs dans le registre de plaintes
- Traiter les plaintes avec diplomatie. Lorsque le préposé n’est pas en mesure de traiter une plainte : acheminer la plainte au responsable et informer le visiteur du fait que sa plainte sera traitée ou mettre en contact le plaignant avec le responsable
- Transmet les demandes de RDV aux membres de l’administration
- Trier les courriers (postaux, fax ou emails) et les transmettre vers les personnes auxquels ils sont destinés après avoir rempli le registre des courriers entrants et sortants
Volet 2 : Administration
- Mise à jour des dossiers administratifs des étudiants
- Gestion de la procédure de demande de diplôme.
- établir les papiers administratifs demandés par les étudiants et les parents. (attestation de scolarité, bulletins, papiers CNSS…)
- Créer et mettre à jour les bases de données.
Volet 3 : Communication interne et externe
Externe
- Assiste la chargée de communication dans la réalisation de ses missions (Forums, réunion BDE, JPO, …)
- Participe aux réunions de bilan et stratégie de communication
- Enregistrement des fiches de contact lycées et forums lycées (sous 1 semaine)
Interne
- Faire le lien entre administration et étudiants /enseignants lorsqu’il s’agit de communiquer des informations générales sur l’école (vacances, reprise des cours, évènements, convocation, réunion, etc.)
- Animation des panneaux d’information du RDC (s’assurer de sa mise à jour quotidienne)
Profil
Compétences générales à avoir :
- Sens aigu de la relation et du contact
- Maîtrise de l’expression écrite et orale de la langue française et des techniques de communication
- Ponctualité et assiduité
- Bonne présentation, discrétion, courtoisie, efficacité, disponibilité
- Organisation et rigueur
- Réactivité
- Bonne capacité au travail en équipe
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique