Entreprise
URBAN LAND est une société Franco-Marocaine de services immobiliers, pluridisciplinaire et familiale. Elle intervient sur l’ensemble des métiers de l’immobilier (immobilier résidentiel, immobilier d’entreprise, services immobiliers aux particuliers et aux professionnels, ensemblier urbain).
Poste
Nous recherchons un(une) Assistant(e) de direction et de programmes en CDD. Rattaché(e) au Directeur directeur général et en lien avec les Responsables de programmes ainsi que les conducteurs de travaux, vous participerez à l’assistanat quotidien du DG et au suivi des opérations immobilières. Cette fonction, au centre de toutes les missions opérationnelles et en relation avec l’ensemble des corps de métiers intervenant sur le projet, est le réel pivot des opérations.
Ainsi, vos principales missions s’articuleront autour des axes suivants :
- Gérer les agendas, les appels, les déplacements, l’accueil des différents acteurs et intervenants
- Planifier et organiser les réunions internes et externes
- Traiter et rédiger les courriers divers, gérer les envois de documents (poste, coursier, …)
- Soutenir au niveau administratif dans l’établissement des Mailings / la gestion et suivi des devis Travaux Modificatifs Acquéreurs et bons de commandes / organiser les livraisons
- Classer et suivre les dossiers tout au long de l’opération (format papier + électronique)
- Gérer les marchés et commandes (Etablissement des bons de commandes / saisi des marchés et avenants / suivi et mise en paiement des situations de travaux et des factures diverses / notes d’honoraires)
- Traiter les factures et effectuer le suivi comptable pour les règlements (règlement des factures en erreur notamment), tenir informés les prestataires de l’avancée de leur dossier
- Tenir et suivre des tableaux de bords divers
- Envoyer et enregistrer les demandes d’entreprises, de sous-traitants et des prestataires
- Participer au traitement des devis de demandes d’abonnement et des contrats concessionnaires en phases livraison et post-livraison
- Monter les dossiers de transfert au Service AV
- Assurer les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes
- Réception et transmission des appels téléphoniques
- Organisation de réunions, comités et déplacements (planning, salles, billets, visa, hôtels, taxis, repas…)
- Soutien à l’organisation des évènements de la fonction (séminaires, townhall, etc…)
- Mise en forme de document (Word, Power point et tableaux simples sous Excel)
- Accueil des visiteurs
- Gestion et saisie des notes de frais
- Commande de fourniture
- Gestion des heures supplémentaires des collaborateurs à l’horaire collectif
- Contrôle et paiement des factures (fournitures et autres prestations)
Profil
De formation Bac+2/3 type BTS Immobilier/notariat/assistant manager, vous avez une expérience confirmée dans un poste similaire acquise dans l’environnement de la promotion immobilière.
Vous maîtrisez parfaitement le pack office (Excel, Outlook, PowerPoint). La connaissance du logiciel Autocad est un plus.
Réactif(ve), organisé(e), vous êtes doté(e) d’une grande capacité d’analyse et savez synthétiser des informations avec efficacité.
Vos aptitudes relationnelles, votre capacité à gérer plusieurs missions à la fois, votre maîtrise rédactionnelle vous permettront également de remplir votre mission avec succès.