Assistante administrative et chargée d’accueil francophone

Sud de France Export Maroc est une entreprise marocaine filiale de l’agence de développement économique AD’OCC.

Accueil / Assistanat :

Accueil physique et téléphonique.
Communication des informations basiques et préliminaires aux visiteurs.
Assistanat général de l’équipe (2 personnes).
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme des documents informatiques (courriers, tableaux, lettres, correspondances…) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas,…
Participation aux préparations et assistance logistique lors des faits spéciaux (salons, réunions, conférences, Dégustations, Networking…)
Réception de courriers et dispatching.
Orientation des visiteurs vers les interlocuteurs adéquats.
Actualisation des fichiers de contacts répertoriés dans la base de données de l’entreprise

Veille au bon fonctionnement des locaux :

Suivi logistique et organisationnel des locaux.
Suivi de l’équipe de l’hygiène et tous les autres prestataires en lien avec la maintenance des locaux.
Chargée du bon ordonnancement de la zone d’accueil : actualisation de la documentation, fonctionnement correct du totem, présence et renouvellement des posters, propreté et soins des locaux.
Veille au bon fonctionnement des outils bureautiques et parc informatiques (ordinateurs équipe et entreprises hébergées).
Gestion des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.

Suivi des entreprises hébergées / Accueil ponctuel :

Accompagnement des entreprises hébergées pendant leur installation en matière de préparation des bureaux et assistance en cas de panne informatique ou autre…
Suivi, classement et tenue des conventions et durée d’hébergements des entreprises.
Rôle d’hôtesse d’accueil pour le compte des entreprises et institutions régionales qui organisent des évènements au sein des locaux de l’entreprise.
Accompagnement et Assistance des entreprises régionales hébergées, pour toute leurs demandes au niveau de la logistique et autres.

Reporting / bilan / Comptabilité

Actualisation et envoi du reporting mensuel et suivi d’utilisation ponctuels des locaux…
Actualisation des tableaux bilan des appels d’offre.
Actualisation des tableaux indicateurs et conseil individuel.
Actualisation des fichiers évènement AD’OCC.
Suivi des bilans annuels.
Suivi des factures en réception et émission avec le cabinet comptable et les prestataires.
Suivi des règlements des prestataires.
Préparation et refacturation de toutes les dépenses lors des évènements spéciaux (salons, réunions, conférences…) et envoi à l’entreprise mère.
Suivi comptable (relance et réclamation …)

Nous cherchons une personne qui :